Der richtige Dokumenten-Workflow im Unternehmen garantiert effektive Geschäftsprozesse.
Durch die Einführung des elektronischen Dokumenten-Workflows steigt die Effektivität und verkürzt sich die Zeit für die Arbeit mit Dokumenten.
Unser elektronischer Dokumenten-Workflow MagFLOW ermöglicht die Automatisierung der Workflow-Prozesse und optimiert somit die Arbeit sämtlicher Abteilungen im Unternehmen. Durch die Einführung von MagFLOW werden in kurzer Zeit folgende Vorteile erreicht:

* höhere Effektivität durch weniger Papierdokumente und Vermeidung unnötiger Arbeit mit Dokumenten,
* verkürzter Prozess der Kundenbetreuung durch schnellere Reaktion auf die Fragen nach dem Status der Sache und des Dokumentes,
* geringere Kosten der Speicherung von Informationen durch Integration aller Typen von Dokumenten in einem System,
* effizienterer Kontrollprozess durch die Systematisierung und Verbesserung der Geschäftsprozesse und des Workflows für Informationen im Unternehmen.

Korrekt definierte Umläufe der Dokumente im Workflow-System sind wichtig, um die richtige Systemfunktion zu gewährleisten und Engpässe, d.h. Stellen, wo ein Mitarbeiter Dokumente zurückhält und dadurch Entscheidungsprozesse von Schlüsselbedeutung verlangsamt oder bremst, sofort zu identifizieren. MagFLOW ist ein voll konfigurierbares System, das an den Geschäftscharakter der Einheit, der Niederlassung, des Unternehmens laufend angepasst werden kann. Dies erfolgt durch:

* änderung des Typs oder des Umlaufweges des bereits verarbeiteten Dokumentes,
* Beifügen von Anhängen,
* Beratung,
* Vertretungen.

Jeder Benutzer, dem eine bestimmte Anzahl von Aufgaben zugewiesen wird, kann die Historie des Umlaufs eines bestimmten Dokumentes überprüfen. Er wird automatisch über Verspätungen in der Ausführung seiner Aufgaben informiert und er hat ständigen und sofortigen Zugriff auf das Dokument, mit dem er arbeitet (ja nach Berechtigung). Die effiziente Arbeit des MagFLOW wird sichergestellt durch Verknüpfung zu einem externen MagDOC-Archiv, in dem eingescannte Dokumente und sonstige elektronische Dokumente, mit denen der Benutzer arbeitet: Word- und OpenDocument-Textdateien, Faxe, E-Mails, Video-Dateien usw., aufbewahrt werden.

Die Arbeit mit MagFLOW ist sicher – nur berechtigte Benutzer dürfen auf Informationen zugreifen. Der Zugriff auf ein Dokument ist auf der Ebene einer Seite oder ihres Abschnitts definierbar.
In MagFLOW wird jeder Zugriff auf ein Dokument erfasst, was zusammen mit den integrierten Werkzeugen zur Kontrolle des Ablaufs von Geschäftsprozessen eine effektive Berichterstattung über viele Aktivitäten der Benutzer ermöglicht.

Ein sehr wichtiges Merkmal von MagFLOW ist die Flexibilität in der Kommunikation mit anderen Systemen des Kunden: Buchhaltungs-, CRM-, ERP-Systemen usw., die den automatischen Datenimport und -export aus und in diese Systeme ermöglicht. Je nach Kundenbedürfnissen kann MagFLOW um weitere Module erweitert werden.